In het kort
e-Griffie is het digitale loket van FOD Justitie waar vzw’s in België hun oprichtingsakte, statutenwijziging en bestuurderswissels indienen. Je logt in met itsme of eID, vult het juiste formulier (I, II of III) in, betaalt online en de publicatie verschijnt in het Belgisch Staatsblad. Zonder correcte indiening is jouw wijziging niet tegenstelbaar aan derden.
Samenvatting
- e-Griffie (te vinden op e-griffie.be) is sinds 2024 de verplichte digitale weg voor vzw-neerleggingen bij de griffie van de ondernemingsrechtbank.
- Je logt in met itsme, eID of een ander erkend digitaal middel via CSAM (het Belgische identificatieplatform van de overheid).
- Formulier I dient voor oprichting, Formulier II voor wijzigingen van statuten of bestuur, Formulier III voor bekendmaking van andere akten.
- De publicatiekost in het Belgisch Staatsblad ligt in 2026 rond 145 tot 209 euro, afhankelijk van het type dossier en de indieningswijze.
- Na goedkeuring verschijnt jouw akte binnen 10 tot 15 werkdagen in het Belgisch Staatsblad en wordt de KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen) automatisch bijgewerkt.
- Bij technische problemen (“e griffie werkt niet”) helpt meestal: browser wisselen, cookies wissen of itsme herinstalleren.
- Voor de correcte redactie en publicatie verwijzen we door naar onze partner publicatie-belgisch-staatsblad.be.
Wat is e-Griffie en hoe werkt het?
e-Griffie is het online platform van de FOD Justitie waarmee vzw’s en vennootschappen hun akten digitaal neerleggen bij de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank. Sinds 2024 is deze digitale weg de standaard voor vzw-dossiers. Papieren neerlegging blijft mogelijk, maar is duurder en trager.
Concreet vervangt e-Griffie de vroegere gang naar het gerechtsgebouw. Je vult een gestandaardiseerd formulier in, laadt jouw bijlagen (statuten, notulen, ledenlijst) op als PDF, betaalt online en het dossier gaat automatisch door naar de griffie én naar het Belgisch Staatsblad voor publicatie.
De portaalsite bereik je via e-griffie.be. Voor de bekendmaking in het Staatsblad zelf, en de correcte opmaak van jouw Luik A, B en C, bekijk je best de gedetailleerde uitleg op onze partnersite publicatie-belgisch-staatsblad.be.
Waarvoor gebruik je e-Griffie als vzw?
Als vzw-bestuurder gebruik je e-Griffie voor elke akte die wettelijk moet worden neergelegd en bekendgemaakt. Zonder correcte indiening is jouw wijziging niet tegenstelbaar aan derden, denk aan banken, subsidieverstrekkers of de KBO.
De meest voorkomende dossiers voor een vzw:
- Oprichting van de vzw (Formulier I)
- Statutenwijziging: naam, zetel, doel, duur, regels rond algemene vergadering (Formulier II)
- Bestuurderswissel: benoeming of ontslag van bestuurders, dagelijks bestuurders of vereffenaars (Formulier II)
- Adreswijziging van de maatschappelijke zetel binnen België
- Ontbinding en vereffening van de vzw
- Neerlegging van de jaarrekening (voor grote en zeer grote vzw’s via andere kanalen, niet e-Griffie)
Kleine vzw’s uit onze gids, denk aan een buurtcomité in Oost-Vlaanderen of een sportclub in Antwerpen, gebruiken e-Griffie meestal 1 tot 2 keer per jaar voor bestuurswissels of een adreswijziging.
Inloggen met itsme of eID
Inloggen op e-Griffie gebeurt via CSAM, het centrale aanmeldsysteem van de Belgische overheid. Je kiest tussen itsme (mobiele app), eID met kaartlezer, of een beveiligingscode via mobiele app. Zonder Belgisch rijksregisternummer kan je niet inloggen.
Praktische tips voor het inloggen:
- Zorg dat jouw itsme geactiveerd is op de smartphone die je bij de hand hebt.
- Bij eID: installeer vooraf de eID-software van FOD BOSA en test de kaartlezer.
- Log in als natuurlijke persoon, niet namens de vzw. Je vertegenwoordigt de vzw in jouw hoedanigheid van bestuurder.
- Enkel personen die statutair bevoegd zijn (of gemandateerd via een volmacht) mogen indienen.
Buitenlandse bestuurders zonder rijksregisternummer moeten een bis-nummer aanvragen of een Belgische co-bestuurder laten indienen. Dit is een klassiek struikelblok bij internationale vzw’s actief in bijvoorbeeld internationale solidariteit.
Een e-Griffie dossier aanmaken: stap voor stap
Een dossier aanmaken volgt altijd hetzelfde patroon: kies de rechtspersoon, kies het formulier, vul de velden in, laad bijlagen op, betaal en dien in. De hele procedure duurt gemiddeld 30 tot 60 minuten voor wie zijn documenten al klaar heeft.
Stap voor stap:
- Log in op e-griffie.be via itsme of eID.
- Kies “Nieuw dossier” en selecteer “Vereniging zonder winstoogmerk (VZW)”.
- Zoek jouw vzw op via het KBO-nummer (10 cijfers, begint meestal met 0). Nieuwe vzw’s kiezen “Oprichting”.
- Selecteer het juiste formulier (I, II of III, zie volgende sectie).
- Vul de gegevens in in de webformulieren. Elk veld komt overeen met een luik van de publicatie: Luik A (identificatie), Luik B (akte en bijlagen), Luik C (mededelingen).
- Laad bijlagen op als PDF: gecoördineerde statuten, notulen van de algemene vergadering, ledenlijst indien vereist.
- Controleer de samenvatting grondig. Fouten na indiening kosten geld en tijd.
- Betaal online via Bancontact, Visa of Mastercard.
- Bevestig de indiening. Je krijgt een ontvangstbewijs per e-mail.
Een correct opgemaakt Luik B is de vaakste breekpunt. Voor een sjabloon en concrete voorbeelden verwijzen we door naar publicatie-belgisch-staatsblad.be.
Welke formulieren (I, II, III) dien je in?
Voor vzw’s zijn drie formulieren relevant. Kiezen doe je op basis van het type akte. Een verkeerd formulier leidt tot verwerping van het dossier en verlies van de betaalde kost.
| Formulier | Waarvoor | Voorbeeld |
|---|---|---|
| I | Oprichting van de rechtspersoon | Nieuwe vzw registreren in KBO |
| II | Wijziging van statuten of bestuur | Nieuwe voorzitter, adreswijziging, doelwijziging |
| III | Bekendmaking van andere akten of mededelingen | Fusie, splitsing, specifieke mededelingen |
Kies Formulier II als: je enkel bestuurders wisselt zonder de statuten aan te passen. Kies Formulier I of II gecombineerd met bijlage “gecoördineerde statuten” als: je een echte statutenwijziging doorvoert (e-griffie wijziging statuten).
Betalen en indienen: wat kost het in 2026?
De publicatiekost voor een vzw-dossier via e-Griffie ligt in 2026 tussen 145 en 209 euro (bedragen worden jaarlijks geïndexeerd door FOD Justitie). Digitale indiening is goedkoper dan papier. Betaling gebeurt onmiddellijk online, zonder betaling geen indiening.
Indicatieve tarieven 2026 (bron: e-griffie.be en Belgisch Staatsblad):
- Oprichting vzw (digitaal): ongeveer 209,29 euro
- Wijziging vzw (digitaal): ongeveer 145,49 euro
- Papieren indiening: ongeveer 60 tot 90 euro duurder
De exacte bedragen vind je bij het afrekenscherm zelf. Voor een grondig overzicht van kosten en publicatietermijnen verwijzen we naar de detailpagina op publicatie-belgisch-staatsblad.be.
Kleine vzw’s kunnen deze kost meestal betalen vanuit de verenigingsrekening. Vergeet niet het BTW-vrije karakter en de correcte boekhoudkundige boeking. Twijfel je? Neem contact op met een erkende boekhouder voor vzw’s.
Wat gebeurt er na de indiening?
Na indiening controleert de griffie van de ondernemingsrechtbank jouw dossier op vormvereisten. Bij goedkeuring volgt de publicatie in het Belgisch Staatsblad binnen 10 tot 15 werkdagen. De KBO wordt automatisch bijgewerkt. Bij weigering krijg je een motivering per e-mail.
Wat je concreet kan verwachten:
- Een ontvangstbewijs binnen enkele minuten na betaling
- Nazicht door de griffie binnen 3 tot 10 werkdagen
- Publicatie in het Belgisch Staatsblad (bijlagen bij het Staatsblad) binnen 10 tot 15 werkdagen
- Automatische update van de KBO (naam, zetel, bestuurders)
- UBO-register (Ultimate Beneficial Owners): dit moet je zelf apart bijwerken via MyMinFin, e-Griffie doet dit niet automatisch
Vergeet niet: pas na publicatie is de wijziging tegenstelbaar aan derden. Wacht met belangrijke stappen (bankvolmachten, contracten) tot je de publicatiereferentie hebt.
Problemen met e-Griffie en wanneer hulp inschakelen
“e griffie werkt niet” is een veelgezochte term. Meestal gaat het om browserproblemen, itsme-storingen of foutmeldingen bij het uploaden. Voor 90 procent van de storingen volstaat een simpele checklist. Voor inhoudelijke fouten (verkeerd formulier, onvolledige statuten) schakel je best professionele hulp in.
Snelle troubleshooting bij technische problemen:
- Wissel van browser: Chrome en Edge werken doorgaans het beste. Vermijd oudere versies van Safari.
- Wis cookies en cache van e-griffie.be.
- Test itsme opnieuw: log eerst in bij MyGov of Tax-on-web om te verifiëren dat itsme werkt.
- PDF-bijlagen: maximum 10 MB per bestand, geen wachtwoordbeveiliging, tekstlaag aanwezig.
- Sessietime-out: e-Griffie logt uit na 30 minuten inactiviteit. Vul niet te lange formulieren in één keer in zonder tussentijds op te slaan.
- Storing bij FOD Justitie: check de statuspagina op e-griffie.be. Bij grote storingen krijg je een banner.
Wanneer schakel je hulp in? Bij een statutenwijziging die impact heeft op stemrechten, doelomschrijving of ontbindingsclausules is deskundig advies aangeraden. Voor de opmaak van de akte zelf verwijzen we door naar gespecialiseerde partners zoals vzw-oprichten.be (oprichting, statutenwijziging, stopzetting) en publicatie-belgisch-staatsblad.be voor de correcte bekendmaking.
Veelgemaakte fouten bij e-Griffie voor vzw’s
De vaakst voorkomende fouten kosten je tijd en geld. Ze zijn allemaal te vermijden met een goede voorbereiding.
- Verkeerd formulier kiezen (Formulier I gebruiken voor een wijziging in plaats van Formulier II).
- Gecoördineerde statuten vergeten bij een statutenwijziging.
- Notulen zonder handtekening van de voorzitter en secretaris uploaden.
- Rijksregisternummers ontbreken voor bestuurders (verplicht sinds 2023).
- UBO-register niet bijwerken na een bestuurderswissel (dit doet e-Griffie niet automatisch).
- Adreswijziging doorgeven zonder rekening te houden met een eventuele wijziging van bevoegde ondernemingsrechtbank.
Voorbeeld: adreswijziging voor een lokale vzw
Een jeugdvereniging verhuist binnen dezelfde gemeente in Vlaams-Brabant. De bestuurders beslissen op de algemene vergadering tot de zetelwijziging.
Zo verloopt de procedure:
- Algemene vergadering keurt de wijziging goed en dit wordt genotuleerd.
- De voorzitter logt in op e-griffie.be met itsme.
- Kiest Formulier II, laadt de notulen en de gecoördineerde statuten op.
- Betaalt de publicatiekost (ongeveer 145 euro in 2026).
- Ontvangt binnen 2 weken de publicatiereferentie.
- Werkt daarna zelf het UBO-register en de bankgegevens bij.
De hele procedure kost ongeveer 45 minuten werk en 2 weken doorlooptijd.
Conclusie: e-Griffie beheersen bespaart tijd en geld
e-Griffie is intussen de norm voor vzw-neerleggingen in België. Wie het portaal leert kennen, dient sneller in, betaalt minder en vermijdt vertragingen. Onthou drie dingen: gebruik het juiste formulier, laad correcte bijlagen op als PDF, en werk daarna zelf het UBO-register en de bankgegevens bij.
Concrete vervolgstappen:
- Verzamel jouw statuten, notulen en ledenlijst voor je begint.
- Test jouw itsme of eID vooraf op een andere overheidssite.
- Voor een correcte opmaak van Luik A, B en C: raadpleeg publicatie-belgisch-staatsblad.be.
- Bij inhoudelijke twijfel over statuten: verwijs naar vzw-oprichten.be of jouw boekhouder.
Wil je jouw eigen vzw beter zichtbaar maken bij vrijwilligers en donateurs? Meld je vzw gratis aan op vzwgids.be of ontdek andere vzw’s in jouw provincie. Zo bouw je aan een sterk, vindbaar verenigingsleven in Vlaanderen en Brussel.
