Laatst bijgewerkt: 20 juli 2026
Een bestuurder van een vzw vervangen is een bevoegdheid van de algemene vergadering. Na de beslissing moeten de benoeming en/of het ontslag verplicht gepubliceerd worden in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad (binnen 30 dagen) en doorgegeven worden aan de KBO en het UBO-register. Wie deze stappen overslaat, riskeert dat de wijziging juridisch niet tegenwerpbaar is aan derden. Dit is het volledige stappenplan.
Samenvatting in het kort
- De algemene vergadering benoemt en ontslaat bestuurders; het bestuursorgaan heeft die bevoegdheid in principe niet, tenzij de statuten coöptatie toelaten.
- Een bestuurder kan ook vrijwillig ontslag nemen door dit schriftelijk te melden aan het bestuursorgaan.
- Bij een tussentijdse vacature kunnen de overige bestuurders een nieuwe bestuurder coöpteren; de eerstvolgende algemene vergadering moet dat mandaat bevestigen.
- Elke bestuurswissel moet binnen 30 dagen worden neergelegd bij de griffie en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad — sinds 23 juni 2026 volledig digitaal via JustAct (Just-on-Web).
- De KBO wordt automatisch bijgewerkt na publicatie; het UBO-register moet je apart bijwerken.
- De totale publicatiekosten bedragen circa 334 euro (incl. btw, raming 2026).
- Veelgemaakte fouten: de wissel niet (tijdig) publiceren, het UBO-register vergeten en onvolledige notulen.
Wie mag een bestuurder vervangen of ontslaan?
De bevoegdheid om bestuurders te benoemen en te ontslaan ligt bij de algemene vergadering. Dat is een dwingende regel onder het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV): het bestuursorgaan zelf kan geen bestuurders benoemen of ontslaan, behalve via coöptatie bij een tussentijdse vacature.
De algemene vergadering kan een bestuurder ontslaan, ook zonder opgave van reden en ook tijdens de lopende mandaattermijn. Een bestuurder heeft in principe geen recht op een vergoeding bij voortijdig ontslag, tenzij de statuten dit anders regelen. Controleer de statuten dus altijd vóór de vergadering: sommige beperken de ontslagmogelijkheden of leggen bijzondere meerderheden op.
Hoe verloopt een bestuurswissel stap voor stap?
- Roep de algemene vergadering bijeen. Het bestuursorgaan nodigt de leden minstens 15 dagen op voorhand uit, met de agenda. Staat de bestuurswissel op de agenda, vermeld dan de namen van de kandidaat-bestuurders.
- Beslis op de algemene vergadering. De vergadering stemt over het ontslag van de vertrekkende bestuurder en/of de benoeming van de nieuwe. Noteer de stemuitslag.
- Maak de notulen op. De notulen vermelden de beslissing, de identiteitsgegevens van de betrokken bestuurders en de datum. Ze worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
- Leg neer en publiceer. Binnen 30 dagen na de beslissing leg je de documenten neer bij de griffie van de ondernemingsrechtbank en publiceer je ze in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad.
- Werk het UBO-register bij. Na de publicatie geef je de wijziging ook door aan het UBO-register.
Van vergadering tot publicatie in het Staatsblad duurt het gemiddeld twee tot vier weken, afhankelijk van de verwerkingstijd van de griffie.
Kan een bestuurder vrijwillig ontslag nemen?
Ja. Een bestuurder kan op elk moment vrijwillig ontslag nemen door dit schriftelijk te melden aan het bestuursorgaan. Het ontslag gaat in op het moment dat het bestuursorgaan ervan op de hoogte is, tenzij de statuten een opzegtermijn voorzien.
Ook bij een vrijwillig ontslag blijft de publicatie in het Belgisch Staatsblad en de update van de KBO en het UBO-register verplicht. Neemt het bestuursorgaan dit niet op zich, dan kan de vertrekkende bestuurder in principe zelf de publicatie aanvragen om zich van zijn aansprakelijkheid te ontdoen.
Wat is coöptatie en wanneer mag het?
Coöptatie is een tijdelijke maatregel waarbij de overblijvende bestuurders zelf een nieuwe bestuurder aanduiden om een tussentijdse vacature op te vullen, zonder tussenkomst van de algemene vergadering. Dat mag, tenzij de statuten coöptatie uitdrukkelijk uitsluiten. De voorwaarden:
- Er is een vacature vóór het einde van het mandaat (ontslag, overlijden, onbekwaamheid).
- De eerstvolgende algemene vergadering moet het mandaat van de gecoöpteerde bestuurder bevestigen. Doet ze dat niet, dan eindigt het mandaat na die vergadering.
- Coöptatie is een tijdelijke oplossing, geen definitieve benoeming.
Kies coöptatie als de volgende algemene vergadering nog ver af is en de vzw een minimaal aantal bestuurders nodig heeft om rechtsgeldig te kunnen handelen.
Welke documenten heb je nodig?
Voor de neerlegging bij de griffie heb je nodig:
- Notulen van de algemene vergadering met de beslissing over ontslag en/of benoeming, inclusief datum, namen en stemuitslag.
- Neerleggingsformulier (beschikbaar via JustAct of de griffie).
- Identiteitsgegevens van de nieuwe bestuurder: naam, voornaam, geboortedatum, rijksregisternummer en adres.
- Bewijs van aanvaarding van het mandaat door de nieuwe bestuurder (kan in de notulen staan of als apart document).
Waar en hoe dien je de wijziging in?
Alle documenten worden neergelegd bij de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank en gepubliceerd in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Sinds 23 juni 2026 verloopt dit volledig digitaal via JustAct, het platform van de FOD Justitie binnen Just-on-Web — de opvolger van de klassieke gang naar de griffie via e-Griffie. Concreet:
- Log in met eID of itsme.
- Selecteer de vzw via het ondernemingsnummer (KBO).
- Kies het type wijziging: “wijziging bestuursorgaan”.
- Laad de notulen en eventuele bijlagen op.
- Betaal de publicatiekosten digitaal.
- Ontvang een bevestiging en volg de status op.
Na publicatie in het Staatsblad wordt de KBO automatisch bijgewerkt. Het UBO-register (via MyMinfin) pas je apart aan.
Hoeveel kost het om een bestuurder te vervangen?
De totale kosten voor een bestuurswissel bestaan uit twee delen:
| Kostenpost | Bedrag (incl. btw) |
|---|---|
| Opmaken en neerleggen publicatiedocumenten | ca. 166,25 euro |
| Publicatiekosten griffie / Staatsblad | ca. 167,83 euro |
| Totaal | ca. 334 euro |
Raming 2026; exacte tarieven kunnen licht afwijken naargelang de complexiteit en de dienstverlener. Doe je de neerlegging zelf via JustAct, dan valt de eerste kostenpost weg of is die lager. De griffie- en publicatiekosten blijven altijd verschuldigd.
Veelgemaakte fouten bij een bestuurswissel
- Publicatie vergeten of te laat. De 30-dagentermijn wordt vaak overschreden. Zolang de wijziging niet gepubliceerd is, is ze niet tegenwerpbaar aan derden.
- UBO-register niet bijwerken. Dit is een aparte verplichting, los van de publicatie in het Staatsblad. Niet-naleving kan leiden tot administratieve sancties.
- Onvolledige notulen. Notulen zonder stemuitslag, namen of datum zijn onvoldoende voor de griffie.
- Agenda niet correct vermeld. Stond de bestuurswissel niet uitdrukkelijk op de agenda, dan kan de beslissing worden aangevochten.
- Banken en verzekeraars niet informeren over wie voortaan tekenbevoegd is.
- Coöptatie niet laten bevestigen door de eerstvolgende algemene vergadering.
Conclusie
Een bestuurder van een vzw vervangen is juridisch goed haalbaar, maar vereist een correcte opvolging van meerdere verplichte stappen. De algemene vergadering neemt de beslissing, de notulen vormen het bewijs, en de publicatie via JustAct binnen 30 dagen maakt de wissel tegenwerpbaar aan derden. Daarna werk je het UBO-register bij en informeer je de bank en andere partners. Controleer altijd eerst de statuten, want die kunnen bijkomende regels opleggen. Gaat de wissel samen met een aanpassing van de statuten? Bekijk dan ook onze uitleg over een statutenwijziging.
Ontdek vzw’s in jouw regio Op zoek naar een bestaande vereniging om je voor in te zetten? Ontdek honderden vzw’s verspreid over alle provincies en alle rubrieken op VZW Gids.
Voor vzw-bestuurders Beheer je zelf een vzw? Meld je vzw gratis aan op VZW Gids en vind makkelijker nieuwe leden en vrijwilligers.
