Laatst bijgewerkt: 3 juli 2026
Vzw’s mogen hun vrijwilligers in 2026 een forfaitaire kostenvergoeding van maximaal 44,02 euro per dag en 1.760,83 euro per jaar uitbetalen, zonder bewijsstukken. Daarnaast kun je reële onkosten vergoeden mits bonnetjes. De Wet van 3 juli 2005 regelt deze vrijwilligersvergoeding om het vrijwilligersstatuut te beschermen.
Samenvatting in het kort
- Forfaitaire vergoeding 2026: max 44,02 euro/dag en 1.760,83 euro/jaar per vrijwilliger
- Verhoogd plafond van 3.233,91 euro/jaar geldt alleen voor specifieke sportrollen en zorgfuncties
- Reële onkosten vergen altijd bewijsstukken, forfait niet
- Per vrijwilliger per jaar kiezen tussen forfait OF reëel (niet combineren)
- Uitzondering: forfait + reële vervoerskosten tot 2.000 km/jaar toegestaan
- Overschrijding zonder bewijs betekent verlies vrijwilligersstatuut en belastingplicht
- Vrijwilligers met uitkeringen moeten vooraf melden bij RVA, ziekenfonds of OCMW
- Vzw houdt nominatieve lijst bij voor forfaitaire vergoedingen
- Geen registratie bij overheid vereist, wel correcte administratie
Wat is vrijwilligersvergoeding en hoe werkt het voor een vzw?
Vrijwilligersvergoeding is een wettelijk beschermde kostenvergoeding die vzw’s mogen uitbetalen aan hun vrijwilligers zonder dat dit als loon geldt. De Wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers creëert een veilige zone waarin vrijwilligers hun onkosten vergoed krijgen zonder belasting of sociale bijdragen te betalen.
Je vzw kan kiezen uit twee systemen. Het forfaitaire systeem laat je een vaste vergoeding uitbetalen zonder bonnetjes te vragen. Het reële kostensysteem vergoedt effectieve uitgaven mits bewijsstukken. Beide systemen beschermen het vrijwilligersstatuut, maar hebben verschillende regels.
De vergoeding dekt kosten die vrijwilligers maken voor jouw vzw: vervoer, maaltijden tijdens activiteiten, kleine materialen of communicatie. Het is geen loon voor geleverde diensten, maar een tegemoetkoming in gemaakte onkosten.
Voor vzw’s zoals Rode Kruis Vlaanderen vzw of Natuurpunt vzw is dit essentieel om vrijwilligers te ondersteunen zonder administratieve rompslomp.
Forfaitaire vrijwilligersvergoeding 2026: bedragen en plafonds
De forfaitaire kostenvergoeding bedraagt in 2026 maximaal 44,02 euro per dag en 1.760,83 euro per jaar per vrijwilliger. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd volgens de consumentenprijsindex en gelden voor alle vzw’s in België.
Voor specifieke functies geldt een verhoogd jaarplafond van 3.233,91 euro in 2026:
- Sporttrainers, -lesgevers en -coaches
- Sportscheidsrechters, juryleden en stewards
- Terreinverzorgers en seingevers in de sport
- Nacht- en dagoppas bij hulpbehoevenden
- Vrijwilligers bij niet-dringend liggend ziekenvervoer
Het dagbedrag blijft ook voor deze functies beperkt tot 44,02 euro. Je kunt dus niet 100 euro per dag uitbetalen, ook niet binnen het verhoogde jaarplafond.
De plafonds gelden per vrijwilliger per kalenderjaar, ongeacht bij hoeveel vzw’s iemand actief is. Een vrijwilliger die bij drie verschillende organisaties werkt, mag in totaal niet meer dan 1.760,83 euro forfait ontvangen.
Verschil tussen forfait en reële onkosten bij vrijwilligersvergoeding
Forfaitaire vergoeding werkt zonder bewijsstukken. Je betaalt een vast bedrag uit en houdt alleen een nominatieve lijst bij met naam, adres, datum en bedrag van elke vrijwilliger. Dit systeem is administratief eenvoudig maar beperkt door de wettelijke plafonds.
Reële kostenvergoeding vereist altijd bonnetjes, facturen of andere bewijsstukken. Er geldt geen maximum bedrag, maar elke euro moet aantoonbaar een werkelijke onkost zijn voor het vrijwilligerswerk. Denk aan treintickets, benzinekosten, maaltijden tijdens activiteiten of aanschaf van materiaal.
Je moet per vrijwilliger per kalenderjaar kiezen: forfait OF reëel. Combineren mag niet, behalve voor vervoerskosten. Een vrijwilliger kan forfait ontvangen én daarbovenop reële vervoerskosten tot maximum 2.000 kilometer per jaar.
Voor vervoer gelden in 2026 deze tarieven:
- Auto: 0,4326 euro per kilometer
- Fiets: 0,37 euro per kilometer
Veel vzw’s in Vlaanderen kiezen voor het forfaitsysteem vanwege de eenvoud, vooral bij regelmatige activiteiten zoals wekelijkse jeugdwerking of maandelijkse vergaderingen.
Hoe betaal je vrijwilligersvergoeding correct uit als vzw?
Voor forfaitaire vergoeding houd je een nominatieve lijst bij per vrijwilliger met volgende gegevens: volledige naam, adres, datum van de activiteit en uitgekeerd bedrag. Bewaar deze lijst minstens drie jaar voor eventuele controles door de sociale inspectie of belastingdienst.
Bij reële kostenvergoeding verzamel je alle originele bewijsstukken: facturen, kassatickets, vervoersbewijzen of declaratieformulieren. Zorg dat elk document duidelijk toont wat, wanneer en voor welk bedrag werd uitgegeven in kader van het vrijwilligerswerk.
Controleer maandelijks of je de jaarplafonds niet overschrijdt. Een vrijwilliger die in januari al 1.500 euro forfait ontving, kan nog maximaal 260,83 euro krijgen voor de rest van het jaar. Overschrijding betekent verlies van het vrijwilligersstatuut en belastingplicht op alle vergoedingen.
Betaal uit via bankoverschrijving met duidelijke omschrijving: “Vrijwilligersvergoeding [naam] [periode]”. Dit creëert een betrouwbaar spoor voor je boekhouding en bewijst de aard van de betaling.
Voor vzw’s actief in welzijn en sociaal werk of sport en recreatie is correcte administratie cruciaal bij subsidiecontroles.
Belastinggevolgen van vrijwilligersvergoeding voor vrijwilligers
Vrijwilligersvergoeding binnen de wettelijke grenzen is volledig vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen. Vrijwilligers moeten deze bedragen niet aangeven in hun belastingaangifte, mits je vzw de regels correct toepast.
Overschrijding van de plafonds heeft zware gevolgen. Het vrijwilligersstatuut valt weg voor het volledige jaar en alle ontvangen vergoedingen worden beschouwd als belastbaar inkomen. De vrijwilliger moet dan belastingen én sociale bijdragen betalen over het volledige bedrag.
Voor vrijwilligers met een werkloosheidsuitkering geldt een meldingsplicht. Zij moeten vooraf toestemming vragen bij de RVA via formulier C45B. Je vzw kan ook een algemene toelating aanvragen met formulier C45F, wat de procedure vereenvoudigt.
Vrijwilligers met ziekte-uitkering hebben toestemming nodig van de adviserend arts van hun ziekenfonds. Deze beoordeelt of het vrijwilligerswerk verenigbaar is met de gezondheidstoestand.
Ontvangers van leefloon melden hun vrijwilligerswerk bij het OCMW. De vrijwilligersvergoeding telt meestal niet mee als inkomen, maar transparantie voorkomt problemen.
Welke onkosten kun je vergoeden aan vrijwilligers?
Alle kosten die rechtstreeks verband houden met het vrijwilligerswerk komen in aanmerking voor vergoeding. Vervoerskosten zijn het meest voorkomend: brandstof, openbaar vervoer, parking of slijtage van de eigen wagen bij gebruik voor de vzw.
Maaltijden tijdens activiteiten, vergaderingen of evenementen kun je vergoeden. Ook drankjes bij lange werkdagen of overnachtingen voor meerdaagse projecten vallen hieronder. Let wel: alleen kosten tijdens het effectieve vrijwilligerswerk, niet voor privémaaltijden.
Communicatiekosten zoals telefoonrekeningen, internetverbruik of portokosten voor vzw-post zijn vergoedbaar. Ook kleine materialen die vrijwilligers zelf aankopen: kantoorbenodigdheden, schoonmaakmiddelen of gereedschap voor onderhoud.
Kledij en uitrusting specifiek voor het vrijwilligerswerk komen in aanmerking: veiligheidsschoenen, reflectievesten, regenkledij of uniformen. Algemene kledij zoals gewone schoenen of jassen niet.
Opleidingskosten voor cursussen die het vrijwilligerswerk ten goede komen, kun je vergoeden. Denk aan EHBO-cursussen voor jeugdorganisaties of natuurgidsopleidingen voor milieu-vzw’s.
Moet je vrijwilligersvergoeding registreren bij de overheid?
Nee, je hoeft vrijwilligersvergoeding niet vooraf te registreren bij de overheid. Er bestaat geen meldingsplicht bij de RSZ, belastingdienst of andere instanties wanneer je start met het uitbetalen van vergoedingen aan vrijwilligers.
Wel moet je correcte administratie bijhouden. Voor forfaitaire vergoedingen betekent dit een nominatieve lijst per vrijwilliger. Voor reële kosten bewaar je alle originele bewijsstukken. Deze documenten moet je drie jaar bewaren voor eventuele controles.
De sociale inspectie kan steekproefsgewijs controleren of je de regels respecteert. Zij controleren vooral of je de plafonds niet overschrijdt en of de administratie klopt. Correcte boekhouding en duidelijke documentatie voorkomen problemen.
Bij subsidies kunnen subsidiërende overheden wel vragen naar je vrijwilligersbeleid. Sommige subsidies dekken expliciet vrijwilligerskosten, andere sluiten ze uit. Controleer dit in je subsidieovereenkomsten.
Voor vzw’s met veel vrijwilligers, zoals grote organisaties in Antwerpen of Oost-Vlaanderen, loont het om een duidelijke procedure uit te werken en alle bestuurders hierover te informeren.
Veelgemaakte fouten bij het uitbetalen van vrijwilligersvergoeding
De grootste fout is het overschrijden van de jaarplafonds zonder dit op te merken. Veel vzw’s houden geen maandelijkse controle en ontdekken pas eind jaar dat een vrijwilliger te veel ontving. Dit kost het vrijwilligersstatuut voor het volledige jaar.
Forfait en reële kosten combineren voor dezelfde vrijwilliger is verboden, behalve voor vervoerskosten. Een vrijwilliger die forfait ontvangt, kan geen bonnetjes meer indienen voor maaltijden of materiaal. Alleen vervoer tot 2.000 km per jaar mag je apart vergoeden.
Verkeerde registratie van vrijwilligers die bij meerdere vzw’s actief zijn, leidt tot problemen. De plafonds gelden per persoon per jaar, niet per organisatie. Drie vzw’s die elk 1.000 euro forfait uitbetalen aan dezelfde vrijwilliger, overschrijden samen de limiet.
Onvoldoende administratie is een veelvoorkomende fout. Voor forfait volstaat een eenvoudige lijst, maar die moet wel compleet en correct zijn. Ontbrekende data, verkeerde bedragen of onduidelijke namen kunnen bij controle problemen geven.
Het verhoogde plafond van 3.233,91 euro toepassen op verkeerde functies gebeurt regelmatig. Dit geldt alleen voor specifieke sport- en zorgfuncties. Een vrijwilliger die occasioneel helpt bij transport, valt hier niet onder.
Regelwijzigingen vrijwilligersvergoeding 2026
De basisbedragen voor 2026 zijn geïndexeerd volgens de normale procedure: 44,02 euro per dag (was 43,84 euro in 2025) en 1.760,83 euro per jaar (was 1.753,41 euro). Het verhoogde plafond steeg naar 3.233,91 euro (was 3.222,65 euro).
De vervoerstarieven zijn aangepast: auto van 0,4312 naar 0,4326 euro per kilometer, fiets blijft 0,37 euro per kilometer. Deze tarieven gelden voor reële vervoerskosten bovenop forfaitaire vergoeding.
Geen inhoudelijke wijzigingen aan de wet zelf. De Wet van 3 juli 2005 blijft ongewijzigd van kracht. Ook de lijst van functies die recht hebben op het verhoogde plafond is niet uitgebreid.
Wel meer aandacht van de sociale inspectie voor correcte toepassing. Controles focussen op vzw’s die structureel hoge bedragen uitbetalen of waar vrijwilligers verdacht veel uren maken. Transparante administratie wordt belangrijker.
De digitalisering van subsidiecontroles maakt het makkelijker om gegevens te kruisen tussen verschillende vzw’s en overheidsdiensten. Correcte registratie en eerlijke toepassing van de regels worden dus crucialer.
Hoeveel mogen vrijwilligers verdienen voor ze uitkeringen verliezen?
Vrijwilligersvergoeding binnen de wettelijke plafonds telt niet mee als inkomen voor uitkeringen. Een werkloze kan dus 1.760,83 euro forfait per jaar ontvangen zonder dat dit zijn werkloosheidsuitkering beïnvloedt, mits hij vooraf toestemming vraagt bij de RVA.
Voor ziekte-uitkering geldt hetzelfde principe, maar de adviserend arts moet eerst goedkeuren dat het vrijwilligerswerk verenigbaar is met de gezondheidstoestand. De vergoeding zelf speelt geen rol in de berekening van de uitkering.
Bij leefloon is de situatie genuanceerder. Het OCMW beoordeelt per geval of en hoeveel van de vrijwilligersvergoeding wordt aangerekend. Meestal blijft vergoeding binnen de wettelijke grenzen buiten beschouwing, maar transparantie is essentieel.
Overschrijding van de plafonds heeft wel gevolgen. Dan verliest de vrijwilliger zijn beschermde statuut en worden alle vergoedingen als inkomen beschouwd. Dit kan leiden tot terugvordering van uitkeringen of verlies van sociale rechten.
Pensioenen worden niet beïnvloed door vrijwilligersvergoeding. Gepensioneerden kunnen zonder beperkingen vrijwilligerswerk doen en vergoedingen ontvangen binnen de wettelijke grenzen.
Welke documentatie heb je nodig voor vrijwilligersvergoeding?
Voor forfaitaire vergoeding volstaat een nominatieve lijst per vrijwilliger met naam, volledig adres, datum van elke activiteit en uitgekeerd bedrag. Gebruik een spreadsheet of boekhoudsoftware om dit systematisch bij te houden. Bewaar deze gegevens minstens drie jaar.
Bij reële kostenvergoeding verzamel je alle originele bewijsstukken: facturen, kassatickets, tankbewijzen, treintickets of declaratieformulieren. Elke uitgave moet duidelijk aantonen wat, wanneer en voor welk bedrag werd gekocht voor het vrijwilligerswerk.
Maak kopieën van alle documenten voor je eigen archief. Geef originelen mee aan je boekhouder of bewaar ze in een gestructureerd systeem. Sorteer per vrijwilliger en per jaar voor makkelijke terugvinding.
Voor vervoerskosten bij eigen wagen houd je een rittenregistratie bij: datum, bestemming, doel van de verplaatsing, aantal kilometers en eventuele passagiers. Dit kan een eenvoudig logboek zijn of een app op je smartphone.
Documenteer ook de beslissing om forfait of reëel te kiezen per vrijwilliger. Noteer dit in je bestuursvergaderingen of maak een intern reglement. Dit toont aan dat je bewust kiest en niet per toeval de ene of andere methode toepast.
Voor vzw’s die vrijwilligers zoeken is het slim om deze procedures al op te zetten voor je veel mensen aantrekt.
Is vrijwilligersvergoeding verplicht of optioneel voor vzw’s?
Vrijwilligersvergoeding is volledig optioneel. Geen enkele wet verplicht vzw’s om hun vrijwilligers te vergoeden. Je mag kiezen om alleen de wettelijke verzekering te voorzien en geen financiële vergoeding uit te betalen.
Veel kleine vzw’s werken zonder vergoedingen vanwege beperkte middelen. Vrijwilligers begrijpen dit meestal en zijn gemotiveerd door het maatschappelijke doel, niet door financieel gewin. Voor cultuur en erfgoed organisaties of kleine buurtinitiatieven is dit normaal.
Andere vzw’s kiezen bewust voor vergoedingen om drempels weg te nemen. Vervoerskosten of maaltijden kunnen voor sommige mensen een belemmering zijn om vrijwilligerswerk te doen. Een vergoeding maakt vrijwilligerswerk toegankelijker.
Bij intensief vrijwilligerswerk of gespecialiseerde taken kan vergoeding help bij rekrutering en behoud van vrijwilligers. Denk aan vrijwilligers die wekelijks lange ritten maken of eigen materiaal gebruiken voor de vzw.
Sommige subsidies vereisen wel dat je vrijwilligers ondersteunt, maar dit kan ook via opleidingen, verzekeringen of materiaal. Financiële vergoeding is zelden een vereiste, eerder een mogelijkheid die subsidiërende overheden faciliteren.
Conclusie
Vrijwilligersvergoeding is een waardevol instrument om je vrijwilligers te ondersteunen zonder hun beschermde statuut in gevaar te brengen. Met de juiste kennis van de regels voor 2026 kun je als vzw-bestuurder of penningmeester verantwoord vergoedingen uitbetalen.
Het forfaitsysteem biedt administratieve eenvoud voor regelmatige vrijwilligers, terwijl reële kostenvergoeding flexibiliteit geeft bij wisselende uitgaven. Kies bewust voor het systeem dat het beste past bij jouw vzw en de aard van het vrijwilligerswerk.
Correcte administratie en respect voor de wettelijke plafonds beschermen zowel jouw vzw als je vrijwilligers. Investeer tijd in het opzetten van duidelijke procedures en controleer regelmatig of je binnen de grenzen blijft.
Wil je meer vzw’s ontdekken die vrijwilligers ondersteunen? Vind een vzw in jouw buurt via onze gids. Ben je zelf actief in een vzw? Meld je organisatie gratis aan om meer zichtbaarheid te krijgen en nieuwe vrijwilligers aan te trekken.
